يعد مبدأ التحسين المستمر باستخدام نموذج كايزن (Kaizen) من التقنيات الأساسية لضمان إشاعة ثقافة الجودة الشاملة حيث قام اليابانيون بتطوير هذا النموذج بهدف التغيير الجيد والتحسين المستمر على جميع عمليات المنظمة وأفرادها.

ويمكن تعريف الكايزن بأنها “إدارة العمل أو المشكلة من المكان الذي به العمل أو المشكلة، حتى يمكن إدارة الزمان بالدقة والسرعة المناسبين للتخلص من الهدر، أو للقضاء على جذور هذه المشكلة والعمل على منع تكرارها في المستقبل”، وعليه فهو أسلوب مستمر يستمد قيمته من أرض الواقع.

وهذا المدخل ليس عملية عشوائية؛ بل له متطلبات ومبادئ وأسس يقوم عليها ويرتكز على مجموعة من القيم والمعتقدات التنظيمية، كما له استراتيجيات تساعد في إيجاد منهج وإطار شامل وعملي لتطبيقه مثل استراتيجية وضع قواعد التشغيل، والتطهير أو ما يسمى بالسينات الخمس والقضاء على الهدر.

مفهوم الكايزن:

كايزن مصطلح ياباني يعني التحسين المستمر، ويتكون من جزأين:

-(Kai- كاي) ومعناها التغير (change).

-(Zen- زن) ومعناها الأفضل (Better).

الترجمة الحرفية للمصطلح تعني: (التغير إلى الأفضل أو الأحسن).

المفاهيم الرئيسية في الكايزن:

يجب أن تتعلم الإدارة تطبيق بعض المبادئ والنظم الأساسية المعينة في الكايزن لكي تحقق التطبيق الفعال لاستراتيجية الكايزن، وهذه المبادئ كما ذكرها ماساكي إيماي في كتابه جيمبا كايزن هي:

أ-الكايزن والإدارة: في سياق الكايزن للإدارة وظيفتان أساسيتان: الصيانة والتحسين. لذا فإن الرؤية اليابانية للإدارة تدمج الأمر كله في مفهوم صيانة المعايير وتطويرها.

ب-العملية مقابل النتيجة: تفرز الكايزن نمط تفكير موجهاً بالعملية، لأن العملية يجب أن تتطور لكي تتطور النتائج. ويجب أن تقوم الإدارة بتعريف وتصحيح الأخطاء الناجمة عن العملية.

ج-وضع الجودة أولاً: من بين الأهداف الرئيسية للجودة أن يكون للجودة الأولوية على غيرها.

د-التحدث بالبيانات: الكايزن هي عملية حل مشكلات؛ ولكي يتم فهم أي مشكلة وحلها بالشكل المثالي يجب أن تتم معرفة المشكلة والبيانات المرتبطة بها وجمعها وتحليلها.

هـ-العملية التالية هي العميل: يقصد بالعميل أي نوعين من العملاء: الداخلي (داخل المنظمة) والخارجي (خارج المنظمة).

مجالات تطبيق الكايزن:

كايزن منهج حياة موجود في المجتمع الياباني، ويعتقد الدارسون للحضارة اليابانية أن أحد عوامل نهضتها مبدأ التحسين المستمر الذي يستخدمه اليابانيون لتحسين الإنتاجية وإتقان العمل على مستوى الفرد والأسرة والمجتمع والمؤسسات. وهناك انتشار عالمي لمنهجية كايزن وتطبيقها في جميع مجالات الحياة. يقول ماساكي إيماي: “يطبق كايزن في الحياة الشخصية، والحياة المنزلية، والحياة الاجتماعية، والحياة العملية”.

الخطوة الأولى هي إجراءات التنظيم الخمسة (السينات الخمس 5S):

أصبحت مقولة “الخطوة الأولى هي إجراءات التنظيم الخمسة” شائعة بين المنظمات التي تستخدم الكايزن. يعد هذا الأمر صحيحاً بدرجة كبيرة لأنه في ظل أبسط المستويات؛ تتطلب إجراءات التنظيم الخمسة أن تجعل مكان العمل نظيفاً منظماً خالياً من الفوضى بحيث تسهل الحركة فيه، ويسهل العثور على الأشياء بسهولة وسرعة دون تعطيل مع توفر عنصر الأمن والسلامة وكل خطوة تبدأ من الخطوات الخمس تبدأ بحرف S؛ لذلك سميت 5S، ويمكن تسميتها (التاءات الخمسة) لأن ترجمة كل خطوة باللغة العربية يبدأ بحرف التاء. وأول من أوجد هذه الاستراتيجية المهندس الياباني (هيروكي هيراتو) الخبير في شركة تويوتا. وهذا البرنامج جزء هام ومدخل للتطوير المستمر وأساس الكايزن.

مكونات السينات الخمس (5S):

يتكون البرنامج من خمس خطوات لتنظيم مكان العمل، وهي من اللغة اليابانية:

أولاً: التصنيف Seiri: يقصد به البدء بتصنيف كل ما في بيئة العمل وتقسيم أدوات ومعدات العمل إلى ضرورية وغير ضرورية، ثم التخلص من الأخيرة.

ثانياً: الترتيب Seton: أي ترتيب الأشياء وتنظيمها وتبويبها بطريقة تمكن من الوصول إليها عند الحاجة في أقل وقت ممكن وبأيسر جهد، وتخصيص مكان لكل شيء والاحتفاظ به في مكانه ليكون متاحاً عند الحاجة اليه.

ثالثاً: التنظيف Seiso: أي تنظيف بيئة العمل، بما في ذلك الماكينات والأدوات، بالإضافة إلى الأرضيات والجدران، ومناطق العمل الأخرى

رابعاً: التنميط أو التقنين Seitketsu: يقصد به ضرورة وضع قواعد محددة لما ينبغي أن يكون عليه الحال في مكان العمل. ويتضمن التقنين وضع وتأسيس الثقافة المؤسسية التي يؤدي إلى استمرار تنفيذ عملية التطهير بجميع خطواتها بصفة متكررة وقابلة للتطوير.

خامساً: التثبيت والاستمرار Shitsuke: تهدف هذه الخطوة إلى إقناع العاملين، وتحقيق فهمهم لأساليب العمل الجديدة، وضمان التزامهم بالنظام الذي تم توثيقه وما يتضمنه من إجراءات وإرشادات ولوائح؛ لتحقيق الانضباط والالتزام.

ختاماً، إن إجراءات السينات الخمسة ليست أمراً تقليدياً أو طارئاً، ولكنها جزء مستمر من الحياة اليومية. ولأن كايزن تعالج مقاومة التغيير فإنها تتطلب إعداد الموظفين ونشر الثقافة. كما يجب أن تفهم الإدارة أن العديد من فوائد إجراءات السينات الخمسة تعود بالنفع على المنظمة ككل. وعلى القائمين بعملية التطوير قبل البدء بتنفيذ أياً من هذه الاستراتيجيات اكتشاف الجوانب التي سيتم فيها التحسين المستمر للعمليات المحددة، مع ضرورة الوعي والفهم بالإمكانات المتاحة للتحسين المستمر واختيار الطريقة المناسبة لتحسينها.

المراجع:

-أبو النصر، مدحت محمد. (2020). استراتيجية كايزن اليابانية رؤية جديدة في إدارة الجودة الشاملة، المجموعة العربية للتدريب والنشر.

-إيماي، ماساكي. (2017). جيمبا كايزن، ط 2، دار الرواد للنشر.

-العوشن، ماجد بن سعود. (2017). الكايزن المنهجية اليابانية للتحسين المستمر التجربة اليابانية في الإدارة وتحسين الأداء، مطبعة الحميضي.

-القحطاني، عبدالمحسن عايض محسن. (2012). مدى تطبيق مبادئ كايزن للتطوير المستمر في إدارات المناطق التعليمية بدولة الكويت، مجلة عالم التربية، ع 38، ص ص 175-210

Image from: https://pixabay.com/illustrations/success-strategy-business-solution-2081168/

كتابة: زهور أحمد أبوزهير